Khi shop chỉ có một người, người đó vừa live, vừa chốt đơn, vừa đóng gói. Đến lúc có thêm nhân viên, câu hỏi đổi thành: ai làm việc gì, và làm sao chủ shop vẫn nắm được toàn bộ đơn mà không phải đứng cạnh từng người. Bài này gợi ý cách phân vai trong buổi live và cách dùng tài khoản nhân viên của Inmota để mỗi người làm phần việc của mình.
Ba vai trò trong một buổi live
Người live
Người đứng trước máy quay: giới thiệu sản phẩm, trả lời câu hỏi, đọc lại lời chốt của khách (“chị Hoa chốt váy hoa size M nhé”). Người live không nên vừa nói vừa bấm in. Mắt rời camera là tương tác giảm, và rất dễ bỏ sót comment.
Người chốt đơn và in phiếu
Người theo dõi bình luận trên Inmota. Khi khách chốt, người này chạm biểu tượng in cạnh bình luận, phiếu ra máy in nhiệt và đơn được lưu. Việc của họ là không để sót comment chốt và nhắc người live khi có câu hỏi cần trả lời.
Người đóng gói
Nhận phiếu, soạn hàng, dán phiếu lên gói. Với khách chốt nhiều lần trong buổi, người đóng gói gom lại một gói dựa trên bill tổng của khách (xem phần đối soát bên dưới).
Shop nhỏ có thể gộp vai: người chốt kiêm đóng gói khi live vắng, rồi tách ra khi live đông. Điều quan trọng là mỗi người biết rõ mình chịu trách nhiệm phần nào.
Thiết lập tài khoản nhân viên trên Inmota
Chủ shop tạo tài khoản cho nhân viên
Tài khoản nhân viên được tạo trên dashboard web tại client.inmota.app, trang Nhân viên:
- Đăng nhập bằng tài khoản chủ shop.
- Mở Nhân viên → Thêm nhân viên, nhập họ tên, email, số điện thoại và mật khẩu.
- Thêm tài khoản TikTok live mà nhân viên đó phụ trách (tối đa 3).
- Bấm Lưu rồi gửi email và mật khẩu cho nhân viên.
Hướng dẫn từng bước: Quản lý nhân viên chốt đơn.
Mỗi nhân viên một tài khoản, một điện thoại
Nhân viên cài app Inmota trên điện thoại của mình và đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo. Như vậy:
- Mỗi người có danh sách kênh TikTok riêng. Nhân viên A giữ kênh quần áo, nhân viên B giữ kênh giày dép, không ai kết nối nhầm kênh của người kia.
- Mỗi người chỉ thấy đơn của chính mình, tập trung vào phần việc được giao.
- Danh sách khách hàng dùng chung cho cả cửa hàng, nên thông tin khách (số điện thoại, địa chỉ, ghi chú) ai nhập thì cả shop cùng dùng.
- Tài khoản nhân viên dùng chung hạn sử dụng với chủ shop. Không cần gia hạn riêng từng người.
Đừng dùng chung một tài khoản cho cả nhóm. Dùng chung thì không biết ai đã in đơn nào, và khi một người nghỉ việc bạn phải đổi mật khẩu cho tất cả.
Chủ shop xem gộp, lọc theo từng người
Tài khoản chủ shop thấy gộp toàn bộ phiên live, đơn hàng và khách của mọi nhân viên. Trên dashboard web, chủ dùng bộ lọc nhân viên để xem riêng từng người: phiên nào của ai, đơn nào do ai chốt. Trang Nhân viên cũng hiện số đơn của mỗi người.
Nếu cần đổi kênh cho nhân viên (ví dụ chuyển kênh giày từ bạn A sang bạn B), chủ shop sửa danh sách tài khoản TikTok của từng người ngay trên trang Nhân viên.
Trong buổi live: ai làm gì
| Thời điểm | Người live | Người chốt đơn | Người đóng gói |
|---|---|---|---|
| Trước live 15 phút | Chuẩn bị sản phẩm, kịch bản | Kiểm tra máy in, in thử, mở Inmota | Chuẩn bị túi, băng keo, chỗ để phiếu |
| Khi lên live | Phát live trên kênh của mình | Chọn kênh trong tab Live, bấm Kết nối | - |
| Trong live | Đọc lại lời chốt, nhắc giá | Chạm in khi khách chốt, theo dõi nhãn kênh | Soạn hàng theo phiếu |
| Hết live | Chào khách, báo lịch live sau | Kiểm tra đơn trong phiên | Gom đơn của khách mua nhiều lần |
Gợi ý cho người chốt đơn:
- Bật Tự động bắt giá để giá hiện ngay dưới bình luận. Khách comment
chốt 150thì thấy 150.000₫ trước khi bấm in. - Khách comment lặp lại nhiều lần trong một phút sẽ được gộp thành một dòng ×N, không phải in nhiều lần.
- Nếu máy in trục trặc giữa buổi, chọn Chỉ lưu đơn, chưa in để không mất đơn, rồi in lại sau ở màn Đơn hàng.
Cách chia nhiều kênh cho nhiều người có trong bài Livestream nhiều kênh TikTok: chốt đơn sao cho không lẫn.
Đối soát cuối ngày
Sau buổi live, mỗi nhân viên tự rà đơn của mình trước khi bàn giao cho chủ shop:
- Mở Đơn hàng, chọn phiên vừa live. Ô trên cùng hiện tổng doanh thu, số đơn, số khách.
- Dùng các tab trạng thái Mới, Xác nhận, Đang giao, Hoàn thành, Đã huỷ. Đơn đã gọi xác nhận thì chuyển sang Xác nhận, đơn đã gửi đi thì Đang giao, khách bom hàng thì Đã huỷ. Đơn đã huỷ không tính vào doanh thu.
- Đơn chưa có giá (khách không ghi giá trong comment) thì sửa giá trực tiếp trên đơn.
- Với khách chốt nhiều lần, mở trang khách và bấm In bill tổng, chọn Chưa xong để gom mọi đơn chưa hoàn thành vào một bill. Người đóng gói dựa vào bill này để đóng chung một gói. Xem hướng dẫn in bill tổng.
Chủ shop thì mở tab Thống Kê trên app hoặc trang Tổng quan trên dashboard web để xem doanh thu, số đơn và tỷ lệ trạng thái của cả cửa hàng. Nếu thấy một phiên có nhiều đơn còn ở trạng thái Mới, đó là dấu hiệu khâu xác nhận đang chậm. Chi tiết: Thống kê doanh thu.
Bảo mật khi làm việc với nhân viên
- Mỗi người một tài khoản riêng, không chia sẻ mật khẩu chủ shop. Tài khoản chủ là tài khoản duy nhất xem được toàn bộ dữ liệu.
- Đặt mật khẩu riêng cho từng nhân viên. Khi cần, chủ shop đổi mật khẩu cho nhân viên ngay trên trang Nhân viên.
- Khi nhân viên nghỉ việc, xoá tài khoản của họ trên trang Nhân viên để tài khoản đó không đăng nhập được nữa. Nếu bạn giao kênh TikTok của người đó cho người khác, nhớ thêm kênh vào danh sách của nhân viên mới.
- Điện thoại dùng để chốt đơn nên có khoá màn hình, vì trên đó có thông tin khách hàng.
Tóm lại
Chia việc tốt bắt đầu từ một người một vai, một người một tài khoản. Người live tập trung bán hàng, người chốt đơn không để sót comment, người đóng gói làm theo phiếu và bill tổng, còn chủ shop nhìn toàn cảnh từ một tài khoản. Nếu shop bạn đang chuẩn bị tăng số buổi live, đọc thêm Kịch bản livestream bán hàng 60 phút để phân vai theo từng chặng của buổi live.
